Zásady ochrany osobních údajů
verze platná od 15.08.2024
Table of contents:
§ 1. Východiska Zásad ochrany osobních údajů
§ 2. Definice pojmů
§ 3. Informace o Správci údajů
§ 4. Rozsah a účely zpracovávaných údajů
§ 5. Právní základy zpracování údajů
§ 6. Doby uchování údajů
§ 7. Práva subjektů údajů a způsoby jejich uplatnění
§ 8. Příjemci údajů
§ 9. Zabezpečení osobních údajů
§ 10. Dobrovolnost / povinnost poskytnutí osobních údajů
§ 11. Předávání údajů do třetích zemí, automatizované rozhodování a profilování
§ 12. Používání souborů cookies
§ 13. Závěrečná ustanovení
§ 1. Východiska Zásad ochrany osobních údajů
Žádáme všechny Uživatele Webu https://termopasty.com/ o seznámení se s obsahem tohoto dokumentu. Cílem Zásad ochrany osobních údajů je poskytnout informace o tom, na jakém základě a za jakým účelem jsou zpracovávány osobní údaje Uživatelů Webu, jakož i obecně osob využívajících činnost AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski, jaké jsou základy zpracování a jaká práva náleží v souvislosti se zpracováním osobních údajů Grzegorzem Gąsowskim, provozujícím hospodářskou činnost pod firmou AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski, jako správcem údajů. Grzegorz Gąsowski přikládá velký význam respektování soukromí Uživatelů využívajících Web a vynakládá maximální úsilí, aby se během jeho používání cítili komfortně a bezpečně. Správce rovněž dbá na to, aby proces zpracování osobních údajů byl transparentní a v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, pokyny dozorového orgánu a dobrou praxí.
V těchto Zásadách ochrany osobních údajů je plněn informační povinnost vyplývající z čl. 13 GDPR, avšak v případě jakýchkoliv pochybností je Správce k dispozici a vynasnaží se odpovědět na otázky týkající se zpracování osobních údajů.
§ 2. Definice pojmů
Zásady ochrany osobních údajů – tento dokument, jehož obsah je dostupný na adrese https://termopasty.com/cs/privacy-policy-cz;
Web – služba na adrese https://termopasty.com/;
Osobní údaje – podle čl. 4 bodu 1 GDPR veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě („subjekt údajů“); identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména na základě identifikátoru jako je jméno a příjmení, identifikační číslo, lokalizační údaje, online identifikátor, nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní či společenské identity fyzické osoby;
Zpracování – operace nebo soubor operací prováděných s osobními údaji nebo soubory osobních údajů automatizovaně či neautomatizovaně, jako je shromažďování, zaznamenávání, organizace, strukturování, ukládání, úprava nebo změna, vyhledávání, nahlížení, používání, zpřístupňování přenosem, šířením či jiným zpřístupněním, seřazení nebo kombinování, omezení, výmaz nebo zničení;
Správce – subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a způsoby zpracování osobních údajů;
GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
§ 3. Informace o správci údajů
Správcem osobních údajů Uživatelů Webu je Grzegorz Gąsowski vykonávající hospodářskou činnost pod firmou AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski, NIP: 9661767714, REGON: 200133730. Sídlo Správce se nachází v místě Sokoły, ul. Kolejowa 33 lok. E, 18-218 Sokoły. Další místo výkonu podnikatelské činnosti se nachází v Łapy, na adrese ul. W. Piotrowskiego 22, 18-100 Łapy. Se Správcem je možné kontaktovat se prostřednictvím e-mailové adresy: rodo@termopasty.pl a písemně na adresu sídla.
§ 4. Rozsah a účely zpracování údajů
Vycházeje ze zásad zpracování osobních údajů uvedených v čl. 5 GDPR, zejména zásady minimalizace údajů a zásady „privacy by default“, Správce omezuje rozsah zpracovávaných osobních údajů v rámci používání Webu (a také v rámci realizace všech procesů vedených v rámci činnosti podniku) na nezbytné údaje.
Za účelem využití kontaktního formuláře nacházejícího se na stránce https://termopasty.com/, nezávisle na účelu zprávy, jsou získávány následující osobní údaje: jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, obsah zprávy.
Pro podání reklamace elektronickou cestou je vyžadováno uvedení následujících údajů: jméno, příjmení, e-mail, telefon, NIP, název firmy, adresa a informace týkající se reklamovaného produktu.
V případě zasílání životopisu (CV) elektronickou formou se získávají osobní údaje kandidátů na práci obsažené v CV a připojených dokumentech a v přihlašovacím formuláři.
V případě telefonického kontaktu s AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski Správce informuje, že odchozí a příchozí hovory realizované se zaměstnanci Správce jsou nahrávány, což znamená, že může být zpracováván i hlas a informace uvedené během telefonních rozhovorů. Nahrávání telefonních hovorů může probíhat za účelem:
– zajištění nejvyšších standardů obsluhy a správného průběhu rozhovorů vedených se zákazníky;
– realizace nebo snahy o uzavření smlouvy se Správcem, jako forma záznamu informací, na které je možné se odvolat za účelem potvrzení učiněných dohod;
– stanovení, obhajoby a uplatňování nároků Správce, jako zabezpečení nebo důkazu umožňujícího vyřešení případných sporných otázek.
Účastník hovoru je pokaždé informován o nahrávání. Zůstat na lince znamená souhlas s uchováním hlasových údajů, a v případě nesouhlasu prosíme o ukončení hovoru a kontaktování Správce e-mailem.
V případě osobní návštěvy v sídle Správce nebo v dalším místě výkonu činnosti (např. obchodní schůzka, pracovní pohovor) je možné zpracování podobizny osoby v souvislosti s fungujícím kamerovým monitorovacím systémem Správce, který funguje na základě ustanovení Regulaminu Monitoringu Wizyjnego w AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski.
Správce dbá na to, aby byly údaje získávány vždy v odůvodněném a jasně stanoveném účelu:
– poskytování služeb v oblasti dostupnosti a funkčnosti Webu;
– obsluhy komunikace mezi Správcem a Uživatelem (včetně kontaktů prostřednictvím elektronické pošty, kontaktního formuláře a reklamačního formuláře);
– vedení náboru;
– plnění povinností vyplývajících z právních předpisů (včetně účetních předpisů, zákoníku práce, občanského zákoníku);
– stanovení a uplatňování nároků nebo obhajoby proti nárokům, vyřizování reklamací a sporů;
– informování o poskytovaných službách a jejich propagace na sociálních sítích;
– správy informačního systému, zlepšování používaných funkcionalit a poskytovaných služeb;
– zajištění bezpečnosti osob a majetku;
– dalších výše uvedených účelů (nahrávání telefonních hovorů).
§ 5. Právní základy zpracování údajů
Správce dbá na to, aby byla dodržována zásada zákonnosti, a vynakládá veškeré úsilí k tomu, aby každá operace s osobními údaji byla založena na právním základě. Správce zpracovává osobní údaje na různých právních základech vyplývajících jak z čl. 6 odst. 1 GDPR, tak z vnitrostátních právních předpisů, včetně zákona o účetnictví nebo zákoníku práce.
V závislosti na případu a účelu zpracování může být právním základem zpracování osobních údajů:
– souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR, včetně souhlasu uchazeče o zaměstnání vyjádřeného při zaslání životopisu prostřednictvím Webu, souhlasu s kontaktem elektronickou cestou, souhlasu s vedením telefonických hovorů nahrávaných Správcem);
– smlouva se Zákazníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR: zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy, včetně vyřizování reklamačních postupů);
– právní povinnost Správce (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR: zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje, včetně povinností vyplývajících ze zákona o účetnictví, občanského zákoníku, zákona o právech spotřebitelů nebo zákoníku práce);
– oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR: zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje Správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů).
Správce se odvolává na oprávněný zájem při analýze, rozvoji, zlepšování a optimalizaci fungování Webu (především za účelem zajištění bezpečnosti systému), a také v rámci obrany proti případným nárokům, stejně jako v souvislosti s provozem kamerového monitoringu (zajištění bezpečnosti osob a majetku) a provozováním profilů na sociálních sítích.
§ 6. Doby zpracování údajů
Správce vynakládá úsilí k tomu, aby údaje Uživatelů Webu uchovával pouze po dobu, kdy jsou potřebné k dosažení účelu nebo splnění povinností uložených Správci. Doba zpracování údajů může být prodloužena v případě, že je zpracování nezbytné pro určení a uplatnění případných nároků nebo obranu proti nim, a po této době pouze v rozsahu, v jakém to vyžadují právní předpisy. Po uplynutí doby zpracování jsou údaje nevratně odstraněny nebo anonymizovány.
V závislosti na konkrétní situaci související se zpracováním osobních údajů byly v činnosti Správce stanoveny následující doby zpracování údajů:
– 5 let počínaje začátkem roku následujícího po účetním roce, ve kterém byla uskutečněna platba (v souladu s čl. 74 zákona o účetnictví);
– doba nezbytná pro realizaci práv a nároků Správce nebo Zákazníka, včetně trvání reklamačního řízení na základě odpovědnosti za vady, promlčecí lhůty nároků (6 let, a u nároků na opakující se plnění a nároků souvisejících s podnikatelskou činností – 3 roky);
– až tři měsíce v souladu se zákoníkem práce, pokud jde o údaje z kamerového monitoringu;
– do okamžiku odvolání souhlasu, pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu (přičemž údaje zpracovávané na základě souhlasu v souvislosti s budoucími nábory – až 6 měsíců);
– osobní údaje v nahrávkách telefonních hovorů jsou uchovávány po dobu až 90 dnů, poté jsou automaticky mazány;
– Správce nemá vliv na doby uchovávání údajů na sociálních sítích, na kterých má profil.
§ 7. Práva subjektů údajů a způsoby uplatnění práv
Oznámení týkající se práv subjektu údajů lze provést:
– osobně v sídle Podniku na adrese ul. Kolejowa 33 lok. E, 18-218 Sokoły, jakož i v dalším místě výkonu činnosti na adrese ul. W. Piotrowskiego 22, 18-100 Łapy,
– elektronicky na e-mailovou adresu: rodo@termopasty.pl,
– písemně na adresu: ul. Kolejowa 33 lok. E, 18-218 Sokoły nebo ul. W. Piotrowskiego 22, 18-100 Łapy.
Uplatnění práv osob, jejichž údaje se týkají, je bezplatné, ledaže právní předpisy GDPR stanoví jinak. V souladu s čl. 12 odst. 5 GDPR může správce účtovat přiměřený poplatek s ohledem na administrativní náklady na poskytnutí informací, vedení komunikace nebo provedení požadovaných úkonů.
Pokud jsou splněny podmínky vyplývající z GDPR a nejsou vyloučeny zvláštními předpisy, mohou uživatelům Webu příslušet následující práva v oblasti zpracování osobních údajů:
Čl. 13 a 14 GDPR – právo na informace
Správce při získávání osobních údajů poskytuje veškeré informace uvedené v čl. 13 a 14 GDPR. Správce přijímá vhodná opatření, aby tyto informace poskytl stručným, transparentním, srozumitelným a snadno dostupným způsobem, jasným a jednoduchým jazykem.Čl. 15 GDPR – právo na přístup k osobním údajům
Osoba, jejíž údaje se týkají, má právo získat od správce potvrzení, zda jsou zpracovávány její osobní údaje. Správce poskytne kopii osobních údajů podléhajících zpracování.Čl. 16 GDPR – právo na opravu osobních údajů
Osoba, jejíž údaje se týkají, má právo požadovat od správce neprodlenou opravu nepřesných osobních údajů.Čl. 17 GDPR – právo na výmaz osobních údajů
Osoba má právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky uvedené v předpisu a nejsou vyloučeny jinými zvláštními ustanoveními.Čl. 18 GDPR – právo na omezení zpracování
Osoba má právo požadovat omezení zpracování ve stanovených případech. Pokud je zpracování omezeno, lze tato data zpracovávat pouze se souhlasem osoby nebo pro stanovení, uplatnění či obhajobu právních nároků, případně z důvodu veřejného zájmu EU nebo členského státu.Čl. 19 GDPR – právo na oznámení o opravě nebo výmazu údajů nebo omezení zpracování
Správce informuje o opravě, výmazu nebo omezení zpracování každého příjemce, kterému byly údaje zpřístupněny, pokud to není nemožné nebo nevyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce informuje také subjekt údajů, pokud si to vyžádá.Čl. 20 GDPR – právo na přenositelnost údajů
Pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a prováděno automatizovaně, má osoba právo získat své osobní údaje v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo přenést je jinému správci.Čl. 21 GDPR – právo vznést námitku proti zpracování
Osoba má právo kdykoliv vznést námitku z důvodů týkajících se její konkrétní situace proti zpracování založenému na čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f), včetně profilování.
Uživatelé mají také právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů v Polsku:
Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
§ 8. Příjemci osobních údajů
K osobním údajům Uživatelů Webu zpracovávaným správcem mají přímý přístup oprávnění zaměstnanci, dodavatelé a spolupracovníci správce.
K údajům souvisejícím s náborem mohou mít přístup poskytovatelé náborových služeb, včetně platforem, přes které je podávána žádost.
K údajům souvisejícím s nahráváním telefonních hovorů má přístup poskytovatel telekomunikačních služeb a serveru na základě smluv a regulačních předpisů pro poskytování služeb.
Kromě toho mají přístup k údajům subjekty, kterým správce pověřuje zpracování prostřednictvím smluv o zpracování nebo akceptací jejich podmínek (např. poskytovatel IT systémů, kurýrní společnosti, účetní služby).
Osobní údaje mohou být zpřístupněny státním orgánům nebo jiným subjektům oprávněným právními předpisy, za účelem plnění povinností správce.
V případě ponechání osobních údajů uživateli na profilech správce na sociálních sítích nenese Grzegorz Gąsowski, provozující podnik AG TermoPasty Grzegorz Gąsowski, odpovědnost za zveřejněný obsah ani za způsob, jakým platformy jako Facebook či Instagram údaje zpracovávají.
Osobní údaje uživatelů nejsou komerčně zpřístupňovány jiným subjektům.
Správce vynakládá maximální úsilí, aby subjekty, kterým jsou údaje zpřístupněny, zajišťovaly adekvátní úroveň ochrany v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů a bezpečnostními standardy. Další informace lze nalézt v jejich politikách ochrany soukromí.
§ 9. Zabezpečení osobních údajů
Administrator používá technická a organizační opatření zajišťující ochranu zpracovávaných údajů odpovídající rizikům a kategoriím údajů podléhajících ochraně, a zejména chrání osobní údaje před neoprávněným přístupem nepovolaných osob, ztrátou či poškozením (přístup mají pouze oprávněné osoby), pečlivě volí smluvní partnery, školí personál v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečnosti informací a důsledně analyzuje žádosti o realizaci práv subjektů údajů.
§ 10. Dobrovolnost / povinnost poskytnutí osobních údajů
Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale nezbytné, protože podmiňuje splnění účelu odpovídajícího dané záležitosti – bez poskytnutí osobních údajů není možné uzavřít smlouvu, realizovat reklamaci, kontaktovat se s Administrátorem, provést nábor, realizovat práva nebo uplatnit nároky.
§ 11. Přenos údajů do třetích zemí, automatizované rozhodování a profilování
Osobní údaje Uživatelů nejsou Administrátorem vědomě a úmyslně předávány do třetí země ani mezinárodní organizaci. Údaje také neslouží k automatizovanému rozhodování ani profilování.
§ 12. Využívání souborů cookies
Na Webu jsou automaticky shromažďovány pouze informace obsažené v souborech cookies. Cookies jsou textové soubory, které se ukládají do koncového zařízení Uživatele Webu. Jsou určeny k používání stránek Webu. Především obsahují název internetové stránky svého původu, svůj unikátní číslo a dobu uložení na koncovém zařízení. Administrátor je subjektem ukládajícím cookies do koncového zařízení Uživatele a majícím k nim přístup.
Cookies jsou používány za účelem:
– přizpůsobení obsahu internetové stránky individuálním preferencím Uživatele;
– přípravy statistik pomáhajících poznat preference a chování uživatelů;
– možnosti přihlášení a udržení přihlášení Uživatele na každé následné stránce Webu.
Web používá dva základní typy cookies – relační a trvalé. Relační cookies jsou dočasné, ukládají se do chvíle opuštění stránky služby. Trvalé cookies se ukládají na koncové zařízení Uživatele do doby jejich smazání Uživatelem nebo po dobu stanovenou jejich nastavením.
Uživatel může kdykoli změnit nastavení svého prohlížeče tak, aby blokoval obsluhu cookies nebo pokaždé získával informaci o jejich umístění do svého zařízení. Je třeba mít na paměti, že většina prohlížečů je ve výchozím nastavení nastavena na akceptaci ukládání cookies.
Cookies mohou být zpřístupněny spolupracujícím poskytovatelům služeb.
Administrátor upozorňuje, že změny nastavení internetového prohlížeče mohou omezit přístup k některým funkcím Webu.
§ 13. Závěrečná ustanovení
Tato verze Zásad ochrany osobních údajů vstupuje v platnost dne 15.08.2024. Změna obsahu Zásad ochrany osobních údajů může být provedena Administrátorem a je publikována na Webu.
Ve věcech neupravených Zásadami ochrany osobních údajů se použijí příslušná ustanovení obecně závazných právních předpisů, pokyny dozorového orgánu a Evropského sboru pro ochranu údajů.
Veškeré případné spory týkající se ustanovení Zásad ochrany osobních údajů budou v první řadě řešeny smírnou cestou.